Czy środki czystości można zaliczyć do kosztów firmy?

Utrzymanie czystości w miejscu pracy w dzisiejszych czasach jest bardzo ważnym wymogiem, który wielokrotnie może mieć znaczenie dla renomy firmy. Przedsiębiorcy chętnie inwestują w wysokiej jakości środki czystości, aby zapewnić sobie i swoim pracownikom schludną, estetyczną przestrzeń do wykonywania obowiązków służbowych. Czy jednak środki czystości można zaliczyć do kosztów firmy? Jak to wygląda w praktyce?

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Warunek jest jeden – muszą być one należycie udokumentowane oraz mieć bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością.

Czy więc środki czystości dla firmy to uzasadniony wydatek?

Zarówno w małych biurach, jak i w dużych przedsiębiorstwach utrzymanie czystości to standard. Regularne sprzątanie pomieszczeń nie tylko wpływa na komfort pracy, ale również na wizerunek firmy wobec klientów i kontrahentów. Wydatki na środki czystości – takie jak płyny do dezynfekcji, ręczniki papierowe, proszki do prania, środki do mycia szyb czy kostki WC – są zatem naturalnym elementem funkcjonowania firmy.

Warto zaznaczyć, że zakup środków czystości można zaliczyć do kosztów firmowych, pod warunkiem że:

• mają związek z działalnością gospodarczą (np. są używane w siedzibie firmy),
• zostały właściwie udokumentowane (np. fakturą VAT),
• nie są wydatkiem o charakterze prywatnym.

A co z zakupami do domowego biura?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą pod adresem domowym, mogą napotkać pewne trudności, jeżeli chodzi o zaliczanie środków czystości do kosztów firmy. Fiskus może zakwestionować taki wydatek, uznając go za prywatny. W takim przypadku przedsiębiorca musi wykazać wniosek pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzeniem działalności. Przykładowo, osoba prowadząca biuro domowe, nie może zaliczyć do kosztów działalności firmy środków do utrzymania czystości w toalecie, ponieważ taki koszt zostanie prawdopodobnie uznany za zakup prywatny.

Jeżeli działalność domowa wykonywana jest w odrębnym pomieszczeniu, wszystkie środki czystości, przeznaczone do dezynfekcji tego konkretnego pokoju mogą zostać wliczone w koszty firmy. Muszą one jednak na fakturze zostać oddzielone od zakupów, przeznaczonych do użytku prywatnego.

Jak prawidłowo rozliczyć środki czystości?

Chcąc zaliczyć zakup środków czystości do kosztów firmy, należy wykazać faktury zakupowe wystawione na dane firmy. W przypadku jednoosobowej działalności należy również pamiętać o ewidencjonowaniu takich zakupów w książce przychodów i rozchodów (KPiR). Środki czystości zazwyczaj wpisuje się w kolumnie „Pozostałe wydatki”.

Gdzie kupić środki czystości dla działalności gospodarczej?

Zarówno dla większych, jak i mniejszych firm idealny miejscem na zakup akcesoriów do sprzątania i dezynfekcji jest hurtownia środków czystości. Platforma Czystości oferuje szeroki wybór profesjonalnych produktów, które są dostępne w sprzedaży hurtowej.